Case Studies

Mediq is klaar voor de t At a glance oekomst met de Intermec CN50

PDF downloaden »

Mediq is een internationale leverancier van geneesmiddelen en medische hulpmiddelen. Met circa 8.200 medewerkers is Mediq werkzaam in veertien landen. Vanuit het transportplanningcentrum van Mediq in Ede en zeven depots in Nederland, verzorgt de organisatie in het gehele land het transport van geneesmiddelen aan huis, via ziekenhuizen, verzorgingstehuizen en 222 Mediq apotheken. Hiermee is Mediq de grootste apotheekketen van Nederland. Op alle fronten wordt gewerkt aan het beter maken van patiënten of hen te leren zo goed mogelijk om te gaan met een aandoening. Op deze manier voelen mensen zich gezonder en kunnen zij hun plaats in de samenleving behouden.

Aanleiding

De afdeling transportplanning overziet en organiseert de distributie van 350.000 verpakkingen geneesmiddelen en medische ulpmiddelen per dag op zo’n 120 routes. De zorg voor patiënten staat hierbij centraal. In de huidige maatschappij kijken klanten steeds kritischer naar de service en zorg die zij ontvangen. Hiervoor is het noodzaak het huidige dienstverleningsniveau continue te evalueren en te vernieuwen waar nodig. Zo kan ook in de toekomst de beste zorg gegarandeerd worden.

Uitdaging

Een uiterst gestroomlijnd distributieproces en efficiënt transportbeheer is vereist binnen Mediq zodat patiënten te allen tijde op tijd kunnen beschikken over de juiste medicatie of hulpmiddelen. Mediq heeft de bezorging van haar goederen uitbesteed aan zorgvuldig geselecteerde subcontractors met een uitgebreid wagenpark. Vanwege de gevoelige aard van de ladingen bestaat een intensieve band tussen de planningsafdeling van Mediq en zijn chauffeurs. Alles wordt in werking gesteld om een bezorging af te leveren op het afgesproken tijdstip. Tot voor kort waren daarom alle voertuigen uitgerust met voertuigvolgsystemen. Hierdoor had de transportplanning afdeling een goed overzicht van alle auto’s op de weg.

Om aflevering te garanderen heeft ieder pakket een unieke code die met behulp van handscanners werd ingelezen. Bij bezorging van het pakket werd een handtekening op papier gevraagd. Dit kostte echter veel tijd en had een complexe administratie als gevolg. Dit moest gemoderniseerd worden,” aldus Philip Admiraal, manager transport bij Mediq Apotheken Nederland.

De ideale oplossing

De ideale oplossing moest een gedetailleerd inzicht geven in het logistieke proces van Mediq. Hiervoor was onder andere een digitale handtekening vereist om het ontvangstbewijs en handtekening van een pakket snel en efficiënt te verwerken. Een GPS-functionaliteit met tracking en tracing mogelijkheid zou de locaties van chauffeurs en hun lading veel inzichtelijker maken. Daarnaast stond gebruiksgemak, bij voorkeur met visuele ondersteuning, hoog in het vaandel. VOICT – ontwerper, maker en beheerder van maatwerk Transport Management Systemen, werd als vaste IT-partner van Mediq Transport Planning ingeschakeld om dit vraagstuk te bekijken en op te lossen. Na een periode van intensieve fieldtesten met verschillende oplossingen, werd gekozen voor de Intermec C50. De Intermec CN50 bestaat uit een compact navigatiesysteem met een speciaal voor Mediq geoptimaliseerd software pakket, softwareLogistics.ONE van Aventeon.

Deze software ondersteunt taakgericht werken en kon perfect geïntegreerd worden met het back-office systeem. Door de ingebruikname van dit systeem kunnen de transportopdrachten van chauffeurs heel helder in kaart gebracht worden. Tevens heeft het Transport Management team van Mediq nu constant toegang tot de actuele statusupdates van leveringen. De voertuigen/systemen kunnen near-real time gevolgd worden door de koppeling met het GPS systeem. Hierdoor kunnen zendingen veel nauwkeuriger gepland worden. Eventuele veranderingen, zoals bijvoorbeeld een adreswijziging, kunnen direct aangepast worden in het systeem. Naast het beoogde doel om de administratie te verlichten, is de Intermec CN50 oplossing compact, handzaam en licht. Door de zuignapconstructie is het systeem makkelijk in de auto te installeren en mee te nemen naar de cliënt. Het intuïtieve menu zorgt voor optimaal gebruiksgemak.

Tijdwinst en duurzaamheid

Na een intensieve testperiode van een maand werd de oplossing in één keer doorgevoerd op alle 120 dagelijkse routes. Van te voren waren alle belanghebbenden zorgvuldig op de hoogte gesteld van de veranderingen. Train-de-trainer sessies vonden verspreid door het hele land plaats en er werd uitgebreid aandacht besteed aan het nieuwe systeem in de periodieke nieuwsbrief voor werknemers van Mediq. Een speciale hulplijn werd opgezet om vragen van chauffeurs direct te beantwoorden. Daarnaast diende een persoonlijke instructiekaart als geheugensteuntje voor de chauffeurs. De introductie verliep vlekkeloos. De chauffeurs omarmden het nieuwe systeem snel en de veranderingen werden als zeer positief ervaren. Al op de tweede dag werd de speciale hulplijn bijna niet meer gebeld. Enige gebruikersfeedback werd direct verwerkt in de oplossing waardoor het nog intuïtiever werd bevonden. “Op basis van onze uitgebreide kennis van- en ervaring met de IT systemen van Mediq én de goede samenwerking met het team, konden zo’n 180 chauffeurs in één keer met het nieuwe systeem aan de slag.” Aldus Gert van Oel, systeemintegrator bij VOICT. “Voor cliënten van Mediq ging de overgang bijna onopgemerkt.” Na enige gewenning reden de chauffeurs trots naar hun cliënten toe. “De chauffeurs die werkzaam zijn voor Mediq zijn zich allemaal zeer bewust van het belang om hun lading op het besproken moment te bezorgen. Het nieuwe systeem stelt ons in staat onze cliënten beter en sneller te bedienen en verlost de bezorgers bovendien van hun administratieve taken.

De Intermec CN50 oplossing is handzaam en gebruiksvriendelijk en hierdoor zeer laagdrempelig. Dit heeft zeker een grote rol gespeeld in de snelle acceptatie van het nieuwe systeem,” aldus Admiraal. Met de introductie van de Intermec CN50 is niet alleen de administratieafdeling geholpen. Het systeem is uiterst geschikt om eventuele wijzigingen in de ondersteuning en inrichting van het geneesmiddelen en medische hulpmiddelen transport – nu en in de toekomst, te ondersteunen. Een voorbeeld zou kunnen zijn om de digitale handtekening van patiënten te vervangen voor een foto, voor minder mobiele patiënten. Tevens kunnen veranderingen in het bezorgingproces nu structureel aangepakt worden zodat bijvoorbeeld de distributie van geneesmiddelen vanuit de apotheek geoptimaliseerd k North America an worden.