Case Studies

Euro-Sprinters en Intermec CN3

Euro-Sprinters, een dochteronderneming van de Belgische Post, is een sneltransportbedrijf met vestigingen in Antwerpen en Brussel Airport. De service van Euro-Sprinters laat zich vergelijken met die van een taxi: binnen een uur wordt geladen en vervolgens op iedere bestemming, nationaal en internationaal, afgeleverd. Euro-Sprinters is 24 uur per dag operationeel en vervoert goederen van 24 gram tot 24 ton. Het bedrijf maakt geen gebruik van groepage, de goederen worden direct geleverd vanaf de plaats waar geladen wordt. 150 chauffeurs op meer dan 30 standplaatsen in België en Nederland zijn dagelijks op pad om de opdrachten uit te voeren volgens een verfijnd systeem, waardoor de planners weten hoe laat chauffeurs exact bij de klant zullen zijn. De Intermec CN3 handheld computer is een spin in het web en zorgt ervoor dat het hele proces nagenoeg foutloos verloopt. "er gaat geen vrachtbrief meer verloren", aldus Patrick Proesmans, ICT manager en verantwoordelijk voor de automatisering van Euro-Sprinters.

De uitdaging

Met de garantie dat iedere order binnen het uur wordt opgehaald bij de klant zag Euro-Sprinters de noodzaak om met verfijnde automatisering de planning en documentafhandeling te organiseren. Voorheen had Euro-Sprinters te maken met teveel telefonische klantvragen over orderstatus en prijscalculaties. Daarnaast was er veel vraag naar bewijs van aflevering. "Dat kostte ons teveel tijd", zegt Proesmans. "Reken daarbij de tijd die het kost als een adres telefonisch niet goed wordt doorgegeven, daar was duidelijk winst te boeken". Het systeem dat voorheen werd gebruikt, gebaseerd op enkel gprs, werkte niet naar behoren. "We wilden het hele proces van intake tot aflevering automatiseren en daarmee de fouten tot een absoluut minimum beperken, en de efficiency vergroten". Euro-Sprinters is voor de mobiele oplossing op zoek gegaan naar een handheld computer die zowel GPRS als GPS aan boord had. "Wij willen weten waar de chauffeur zicht bevindt maar vooral waar hij over een uur of twee uur zal zijn".

De oplossing

Gebaseerd op het ERP-pakket Navitrans worden de orders automatisch verwerkt na de online ingave van de opdracht. Het project ‘AOL’ (always online) heeft geleid tot een proces van continue communicatie tussen klant, kantoor en chauffeur. "De navigatiesoftware stuurt de chauffeurs naar het juiste adres en via GPS tracking en middels ‘Estimated Time of Arrival’ (ETA) weten we ook waar hij later op de dag zal zijn. Via GPRS worden de opdrachten verstuurd, gegenereerd door Navision en omgezet naar XML zodat een simpel pakketje data via GPRS volstaat om de chauffeur van de werkopdracht te voorzien". De planner heeft na ontvangst van de order de keuze uit tien "best drivers", gebaseerd op een Geo-coding berekening. Via Geocoding wordt de estimated time of arrival berekend en de chauffeur die op het juiste moment en dichtste bij de klant is krijgt de opdracht aangeboden via de Intermec CN3.

De chauffeur laat bij aankomst de klant tekenen op de touch-screen van de CN3, vult de tijd van laden in en het navigatiesysteem berekent de verwachte tijd van aankomst. Na enkele minuten is deze informatie beschikbaar voor de klant, via het online trackingsysteem. Bij aflevering laat de chauffeur tekenen voor ontvangst en beide handtekeningen worden gevoegd bij de factuur die later die dag wordt gegenereerd. De klant kan zijn zending te allen tijde via internet volgen in zijn door een wachtwoord beveiligde omgeving.

Intermec CN3 Mobile Computer

Sinds januari 2008 zijn alle 150 chauffeurs uitgerust met de Intermec CN3 mobiele computer. De Intermec CN3 stelt Euro- Sprinters in staat om opdrachten die binnenkomen via internet of via het callcenter, direct om te zetten naar een digitale vrachtbrief en op afstand de route in te geven naar de exacte locatie van de klant. De CN3’s sturen om de paar minuten een melding via GPRS zodat centraal de locatie van het voertuig kan worden gevolgd en de estimated time of arrival beschikbaar is, ook voor de klant na de huidige. "We weten waar de hele vloot zich over een uur bevindt", vertelt Proesmans.

"De Intermec CN3 is de handheld computer die aan onze eisen voldeed," zo legt Proesmans uit. "We wilden geïntegreerde GPRS en GPS en de mogelijkheid om handtekeningen te scannen en een imager te gebruiken voor barcodes en foto’s. De CN3 van Intermec biedt deze opties".

De voordelen

Proesmans: "Sinds de ingebruikname van het nieuwe systeem zijn er geen foute adressen meer in de opdrachten naar de chauffeurs. Via GPRS is er snellere en betere communicatie mogelijk; de ritten worden nu gepland met betere combinaties van klant en route en de navigatiesoftware zorgt voor het aanbieden van de optimale route. Door het berekenen van de ETA kan de klant beter worden voorzien van de status van de zending en de planner weet niet alleen waar de chauffeur is, maar ook waar deze zal zijn." Tenslotte is het papierwerk sterk gereduceerd, de vrachtbrieven en de ritgegevens worden automatisch verwerkt en digitaal aangeboden. "We kunnen met minder chauffeurs meer werk aan en de chauffeurs zelf vinden het geweldig!"